Зачем внедряют системы электронного документооборота? Перед выделением финансов на внедрение СЭД руководство компании всегда задумывается над экономической выгодой от внедрения, оценивая не только и не столько стоимость, сколько сроки окупаемости.

В первую очередь исследуют следующие параметры:

• сколько тратится денег на печать документов и их копий, на их хранение в бумажном виде,
• сколько на пересылку документов контрагентам,
• сколько времени сотрудников будет сэкономлено на обработку и поиск документов, на сколько будет повышена производительность труда,

но все это только верхушка айсберга.
Документы не существуют сами по себе — они часть документоцентричных процессов, которые затрагивают всю организацию в целом и влияют на её эффективность.
Для того, чтобы оценить экономию после внедрения системы электронного документооборота, необходимо посмотреть ещё и на риски, которые несет организация, как финансовые, так и управленческие. Ниже мы попробуем оценить часть из них.

Риски:

• Отсутствие контроля по исполнению обязательств по договорам может привести к значительным потерям, а если это государственный контракт, то и к уголовным делам;
• Для прохождения различных финансовых проверок необходимо качественно обеспечивать документами учет — здесь возможны большие финансовые потери из-за санкций контролирующих органов;
• В случае лицензирования необходимо вовремя подтверждать соответствие полученной лицензии, иначе может приостановиться деятельность предприятия;
• Потери документов, нарушение сроков согласования может привести к замедлению оборота средств, уходу клиентов, простоям ресурсов и оборудования;
• При отсутствии сквозного контроля поручений в крупной компании практически невозможно быстро выяснить на какой стадии и каком исполнителе зависло поручение, что, в свою очередь, приводит к неисполнению, или задержке исполнения поставленной руководителем задачи, а также перекладыванию ответственности внутри компании.

Что дает система электронного документооборота?

• общая база документов с защитой и разграничением доступа, всей историей изменений, хранением версий;
• быстрый поиск по электронному архиву документов — полнотекстовый и по определенным атрибутам (например, договора с определенной компанией)
• быстрое согласование документов, с исключением возможных потерь;
• контроль срока разрешений и лицензий, автоматическое напоминание ответственным;
• хранение шаблонов для быстрого создания новых документов, общая база знаний;
• сквозной контроль задач и поручений от руководителя.

Но главное — чтобы внедрение системы электронного документооборота было экономически эффективным, очень важно провести перед внедрением оптимизацию бизнес-процессов компании. Обычно данную работу проводит компания, внедряющая СЭД, на этапе консалтинга, в ней активно участвуют руководители всех подразделений компании, выявляя узкие места всех документоцентричных процессов.