Платформа Alfresco является ECM платформой (Enterprise Content Management, Управление Корпоративным Контентом) с открытым исходным кодом, что в свою очередь дает ей существенное преимущество над другими ECM платформами. Открытость системы и наличие обширного API с каждым годом увеличивает привлекательность Alfresco для построения решений для организаций различного масштаба и отрасли.
В терминологии СЭД под контентом понимается любой вид информации, которую требуется хранить и систематизировать. Платформа Alfresco позволяет не только создавать архивные хранилища контента, но и автоматизировать бизнес-процессы, которые с этим контентом связаны. Помимо этого, платформа Alfresco легко интегрируется с другими системами, которые уже используются в организации.
Существует 2 версии платформы Alfresco — Community и Enterprise. По техническим возможностям версии не отличаются. Однако Alfresco Community распространяется абсолютно бесплатно, а Alfresco Enterprise приобретается вместе с платной поддержкой от разработчиков.
СЭД, построенная на базе платформы Alfresco Community, имеет ряд преимуществ:
- Отсутствие зависимости от производителя, как результат сторонний разработчик не может внести изменения или правки в код системы.
- Большое сообщество разработчиков решений на базе Alfresco Community - всегда можно найти решение новой задачи, помощь, получить консультацию.
- Простое расширение и быстрое создание на ее базе своих решений, как следствие — богатая функциональность.
- Отсутствие ограничений на количество рабочих мест.
- Наличие веб-доступа к системе, а также доступа напрямую из офисных приложений.
- Более низкая стоимость внедрения.
- Более простое использование и модификация.
- Более высокая степень следования стандартам — СЭД Alfresco по большей части использует открытые стандарты и технологии.
- Возможность интеграции с широко используемыми продуктами (MS Office, OpenOffice, Google Docs).
- Высокий уровень безопасности
Стандартные компоненты платформы Alfresco Community позволяют в первую очередь организовать электронное хранение документов с поддержкой версионности данных, а также разделением документов на категории с помощью тегов и полнотекстовым поиском.
Для совместной работы сотрудников над проектами в Alfresco под каждый проект создается сайт, а между сотрудниками распределяются определенные роли: администратор, редактор, обычный участник.