При переходе к электронному архиву возникает много сложностей.
Рассмотрим, как избежать проблем во время внедрения.

1. Четкое понимание логистики и её оптимизация.
Например, из филиала документ в бумажном виде идет на пункт сканирования. Можно сразу установить в филиале поточный сканер, чтобы избежать лишних итераций, а можно наоборот централизовать работу, если филиалов много и поточные сканеры в каждый будет установить дорого и сложно. Но тогда необходимо учесть время на всю цепочку — приход документов, их сортировка, подготовка (убрать лишние скрепки и прочие элементы), обратная сборка, подготовка к хранению и так далее.
2. Учет простоев оборудования, оперативное сервисное обслуживание.
Например, можно иметь в штате сервисного специалиста, который компетентен и в выборе техники для сканирования, и в её обслуживании. 
3. Оценка динамики поступления документов в центр сканирования, грамотное планирование работы. 
4. Правильная расстановка приоритетов в выборе документов для сканирования документов, чтобы не оставить важные «на потом». 
5. Правильное оформление пакетов документов в архив. 
6. Четкое понимание связки «дело-документ-лист». 
7. Общие требования к заполнению карточек документов.
8. Согласованный формат данных для передачи в электронный архив, чтобы не было проблем с загрузкой отсканированных образов и введения атрибутов. 
9. Профессиональное решение по хранению электронных копий — для развития и возможности масштабирования. 
10. Обратите внимание на возможность как атрибутивного, так и полнотекстового поиска документов, чтобы не оказаться просто со свалкой файлов, без возможности поиска по ключевым параметрам и содержимому. 

Важно подобрать такое решение, которое организует правильное структурированное хранение документов, и обеспечит их быстрый поиск.