ДОУ должна обеспечивать быструю работу с документами, чтобы все сотрудники организации и её руководители могли легко получить необходимые документы и информацию по ним.

При больших объемах документооборота, в случае, когда документы согласовываются в бумажном виде — обеспечить эффективную работу невозможно. Тогда организация приходит к решению внедрять систему электронного документооборота.

В компании, где есть система электронного документооборота — документы используются для управления. Задачи, приказы и распоряжения привязываются к документам.

• В системе у всех документов есть карточки, в которые вносятся атрибуты, также к документам настраиваются права доступа — на просмотр, изменение, которые могут зависеть от его состояния и статуса (согласован, завизирован, на согласовании и т. п.)
• К карточкам документов прикрепляются все версии, история изменений, сканкопии,
• Между документами также могут быть настроены связи,
• Документ легко найти по тексту (полнотекстовым поиском) и атрибутам.

1. После внедрения СЭД работа организации становится стабильной и управляемой:Система электронного документооборота позволяет контролировать все этапы движения и согласования документа, прозрачность бизнес-процессов для руководителей
2. СЭД повышает исполнительскую дисциплину, так как есть контроль хода процесса, возможность строить отчеты по просроченным документам и поручениям, накладывать по этим отчетам на сотрудников штрафные санкции.
3. При использовании автоматизированной системы документооборота сокращаются трудозатраты и время на все операции с документами и поручениями (поиск, создание, согласование и т. д.). В результате ускоренной работы по задачам, повышается скорость бизнес-процессов, растет конкурентоспособность компании.
4. Программы СЭД для автоматизации документооборота сохраняют конфиденциальность информации, за счет разграничения прав доступа, все действия фиксируются и отслеживаются в системе.

Автоматизируемые СЭД задачи:

• Контроль исполнительской дисциплины
• Работа с входящей корреспонденцией (заявления, повторные и первичные документы, распоряжения и приказы, поручения по итогам совещаний, ответы на запросы в организацию и др.)
• Работа с исходящей корреспонденцией (исходящие служебные записки от подразделений компании, ответы на запросы и заявления и т. п.)
• Работа с приказами, договорами, нормативными документами, служебными записками, протоколами, и т. д. — от создания проекта документа инициатором — до исполнения
• Электронный архив определенной структурой
• Разграничение прав доступа к документам, статус документов, их история
• Различные отчеты и протоколы, статистика
• Возможность поиска документов по атрибутам и содержимому
• Механизмы замещения ответственных на время командировок и отсутствия
• Шаблоны документов
• Интеграция с другими системами

Для решения данных задач подходят готовые решения на базе СЭД Alfresco.

Внедрение системы электронного документооборота поднимает управленческую деятельность на качественно другой уровень. Автоматизированная система документооборота — важная часть успеха современной компании, обеспечивающая быстроту и своевременность принятия решений, быстрое взаимодействие с клиентами, прозрачность бизнес-процессов и контроль.