Документооборот компании представляет собой движение документа, которое включает в себя создание (прием), передачу и учет, а также регистрацию, обработку и исполнение, хранение и контроль, сдачу в архив, уничтожение. При этом документы делятся на входящие, исходящие и внутренние.

Все процессы движения документа обязательно фиксируются либо в специальных журналах и карточках, либо в электронной системе документооборота. Продуманная система документооборота позволяет организовать качественную и оперативную обработку документов, от чего напрямую зависит эффективность управления предприятия в целом, ведь именно в документах содержится важная для организаций информация.

Документационное обеспечение предоставляет руководящему аппарату информацию о состоянии дел компании, на основании которого возможно принятие решений и контроль принимаемых решений. Не отлаженная работа с документами приводит к ухудшению управления, зависящего от оперативности приема-передачи информации, а также её качества и достоверности, организации хранения, поиска, и использования.

Задачи документационного управления:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции, их регистрация и учет;
• установление общего порядка документооборота организации;
• регистрация и учет внутренних документов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• систематизация документов,
• обеспечение защиты информации,
• создание архива документации;

Основные задачи документационного обеспечения:

• установление единого порядка документооборота организации;
• структурированная обработка входящих и исходящих документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
• обеспечение защиты информации.

Безбумажный документооборот

Любая организация в процессе своей деятельности производит различные документы. И чем крупнее организация, тем этих документов больше, тем они сложнее по своему содержанию, а значит и по процессу документооборота. В результате у организаций возникают трудности с ведением традиционного бумажного делопроизводства.

Тут на помощь приходят современные системы электронного документооборота. Переход предприятия на технологию безбумажного документооборота существенно сокращает временные и финансовые затраты на обработку документов, процедуры обмена, а также поиск и хранение.
Функции, обеспечиваемые современными программными системами электронного документооборота на сегодняшний день достаточно разнообразны:

• ведение архива;
• поиск электронных документов;
• согласование документов;
• регистрация документов;
• рассылка документов;
• определение прав доступа;
• создание маршрутов движения документов;
• штрихкодирование;
• подписание документов при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
• контроль исполнения;
• интеграция для передачи данных в другие системы организации.
• В результате автоматизации функций документооборота и налаживания документационного обеспечения у руководства организаций появляется возможность получать целостную картину происходящего, структурные подразделения работают слаженно, растет качество и скорость обслуживания клиентов и взаимодействия с контрагентами.