СЭД выбирают организации определенного уровня развития и зрелости. Понимающие все выгоды для бизнеса при переходе на документооборот в электронном виде. Но на рынке очень много систем, как понять, какая подойдет в вашем случае? Проекты в данной области недешевые и ошибка может обойтись дорого. Обсудим, как этого избежать.

Во-первых, четкий подход внутри компании — ТОП-менеджмент поддерживает начинание и готов к внедрению, намечен план, выбран компетентный руководитель проекта, у него есть полномочия и мотивация, проект забюджетирован. Есть понимание — какие контуры документооборота будут автоматизированы в первую очередь.

Для определения подходящей именно для вашей компании СЭД надо ответить на ряд вопросов. Не стоит спешить и ориентироваться только на стоимость платформы, например, так как будут важны ещё и стоимость владения и внедрения и т. п.

Итак, 1 вопрос. Кто внедряет.
Собственный ИТ-отдел? Нанятый под задачу специалист? Компания по внедрению? Вендор-разработчик решения?
Рекомендация: собственный ИТ-отдел — только при наличии выделенного под задачу специалиста, с достаточным опытом подобных проектов. В любом случае, даже при найме сторонних специалистов создается команда проекта внутри компании — только вы сами сможете выяснить все возможные нюансы ваших бизнес-процессов, пусть и с помощью стороннего консалтинга.
В любом случае, будет это человек, или компания — оцените опыт и реализованные проекты, насколько они релевантны вашим задачам.

2 вопрос. Стоимость владения СЭД.
Оцените стоимость не только лицензий, но и консалтинга, внедрения, и сопровождения — трудозатраты внутри компании, трудозатраты внешнего подрядчика. Оцените также архитектуру системы и технические требования — будет важна стоимость дополнительных серверов. Стоимость техподдержки.

3 вопрос. Техподдержка.
Посмотрите, будет ли помощь в эксплуатации, быстрая помощь при сбоях в системе.
Тут важна возможность работы техподдержки 24/7, в выходные дни (когда проходит накатывание важных обновлений), возможность связаться по телефону, возможность быстрого выезда специалиста.

4 вопрос. Опыт поставщика, доля рынка выбранной СЭД.
У крупных разработчиков более отлаженные на большом количестве проектов системы. Это свидетельствует и о надежности поставщика решения.

5 вопрос. Масштабирование и развитие.
Компания растет, растут задачи, растет бизнес, появляются филиалы, да и в конце концов кто сказал, что автоматизировать надо только документооборот. Современные системы позволяют автоматизировать работу с задачами и поручениями, работу с проектами, любые сквозные бизнес-процессы, интегрироваться с другими решениями, строить хранилища знаний. Посмотрите на перспективы развития решения — легко ли его будет дорабатывать под новые задачи, выдержит ли оно большие нагрузки?

6 вопрос. Интерфейсы для пользователя.
Дружелюбность интерфейса и легкость обучения будет очень важна, чтобы систему легко приняли внутри компании. Также оцените разнообразие возможностей доступа к системе. Сотрудники предпочитают веб-интерфейсы, а еще лучше рабочее место для мобильного, чтобы можно было быстро согласовать документ в командировке, или на отдыхе. Чтобы согласовать договор, генеральному директору уже не нужно приезжать в офис. С каждым годом потребность в мобильных решениях и веб-клиентах растет.

7 вопрос. Легкость и скорость настройки и установки.
Быстрая настройка базовой функциональности, чтобы система сразу могла начать окупать себя будет важным плюсом.

8 вопрос. Безопасность.
Государство сейчас строго относится к законам о защите персональных данных. Да и самой компании следует соблюдать конфиденциальность по многим вопросам. Обязательно проверьте безопасность в системе — возможность настройки ролевой модели доступа, возможность ограничения прав на редактирование документов для тех сотрудников, которые должны только ознакомиться с договорами и т. д.

9 вопрос. Интеграция.
СЭД не будет существовать в вакууме — ее неминуемо придется «связать» с другими ИТ-системами, используемыми в организации. Если вендор предлагает открытый API-интерфейс, то и процесс интеграции не вызовет существенных сложностей.
После проведенного по данным критериям отбора — надеемся, у вас все получится. А чтобы оценить наши компетенции и опыт — обращайтесь к нам за консультацией.