Перед началом оптимизации процессов опишите их, как мы рассматривали в статье «7 правил анализа и улучшения бизнес-процессов организации». Определите метрики и цели, которых вы будете достигать. В качестве индикаторов можно взять разные критерии оценки: логические (количество этапов, внутреннее взаимодействие, последовательность действий), экономические (запасы, затраты, загрузка, гибкость и пр.), временные (время прохождения заказа и пр.), пространственные (кратчайший путь и пр.), персональные (объем работы, трудозатраты и пр.).
После определения основных критериев для процесса — померьте эти метрики, а потом установите плановые KPI (показатели, на которые вы хотели бы выйти).

На основе анализа метрик выделяют даже отдельный метод оптимизации бизнес-процессов организации — по KPI, но цели рекомендуется выставлять при использовании любых методик — чем конкретнее ваш подход (определены цели, задачи, сроки, ответственные), тем он будет результативнее.
Эффективнее всего использовать не какой-то один метод оптимизации бизнес-процессов компании, а комбинировать их, выбрав для себя самые удобные.

По группам выделяют:

• Стандартные формализованные (их еще называют ФУП — формализованными универсально-принципиальными) — в них включают разные: от классического метода пяти вопросов, до метода причинно-следственных связей (Диаграмма Исикавы, или «Рыбий скелет»), в принципе подойдут и любые классические методики стратегического анализа — SWOT, ABC и даже принцип Парето.
• С помощью заимствования чужого успешного опыта (или бенчмаркинга — когда копируются успешные модели бизнес-процессов с успешных конкурентов, лидеров отрасли)
• Через групповую работу (мозговой штурм и т. п.)

Все мы сейчас рассматривать не будем - только популярные и удобные на наш взгляд.

Метод 5 вопросовВ рамках метода выделяются ключевые вопросы: Цель (зачем и для чего), Люди (кто делает сейчас, кто еще мог бы, кто мог бы лучше и т. п.), Место (где делают, какая логистика и пр.), Время (когда, есть ли альтернативы), Технология (как делаем, почему так, какими способами и технологиями можно делать еще).

«Рыбий скелет» (диаграмма Исикавы, или анализа причин и следствий)Оптимизация управления бизнес-процессами через этот инструмент, позволяет очень наглядно и «до косточек» разложить все плюсы и минусы процесса.


В диаграмме на первые уровни выносят самые весомые проблемы, несущие большую угрозу, а на маленькие «косточки» — мелкие и незначительные, такое ранжирование и наглядное представление значительно облегчает аналитику.

БенчмаркингЗаимствовать чужой успешный опыт можно и нужно, но лучше всего ориентироваться даже не на внешние наблюдения, а встретиться с представителями успешных компаний на общих отраслевых мероприятиях, обсудить как процесс реализован у них. Распространена практика публикации успешных кейсов модернизации и оптимизации бизнес-процессов компании, в том числе через внедрение информационных систем. Все это публикуется и самими компаниями в бизнес-изданиях, и компаниями по внедрению ПО.

Методика Lean manufacturing
Интересная методика оптимизации бизнес-процессов: бережливое производство, или «Lean manufacturing» — в ней оптимизация направлена на введение определенных стандартов, уменьшение потерь и ускорение выпуска продукции. Она пришла к нам из Японии и базируется на принципах кайдзен (философии непрерывного совершенствования, созданной в «Тойоте») — важной и даже ключевой её тематикой является вовлечение всех сотрудников в процесс совершенствования, от последнего рабочего, до высшего руководства. Создание особой корпоративной культуры, в которой каждый сотрудник ищет способы как улучшить процессы, в которых участвует.

Метод шести сигм
Направлен на повышение лояльности клиентов через повышение качества выпускаемой продукции и снижение уровня брака. Первой компанией, применившей его, считается Моторолла. На ликвидацию брака у компании уходило до 20% доходов (примерно 900 млн. долларов), которые они в итоге смогли экономить!

Идея метода базируется на математической статистике. Для производства специалисты вывели правило 6σ, где сигма (σ) — стандартное отклонение — распределение вариантов результата на выходе из процесса по кривой Гаусса. При достижении 5−6 сигм, результат соответствует желаемому уже на 99,9%.
Наглядный расчет вы видите ниже — на 1 миллионов деталей, на уровне 6 сигм количество брака стремится к нулю.
Приведем еще один пример — вы занимаетесь доставкой, если % доставок за пределами планового значения, примерно 30% - это 2 сигмы (неприемлемый уровень), распределение доставок для вашей компании выглядит так:
Если вы внедряете методологию 6 сигм, то вот ваш плановый уровень:

Чтобы использовать метод, процесс представляют, как математическую функцию, в которой участвуют переменные, где под Y понимают результат (плановые цели), а под X — количественные параметры (технологии, сырье, людей, технологии). В каждом параметре выделяют допустимые значения и оптимальные. Разброс показателей стараются максимально снизить и приблизиться к оптимальному показателю. Все, что может повлиять на результат негативно и любые отклонения снижают, или убирают.

Важные правила:

• Концентрация на целевых параметрах результатов.
• Даже малейшее отклонение несет в себе большую угрозу.
• Размер угрозы потерь возрастает с ростом отклонений и требует соответствующей усиленной реакции.

В качестве стандарта для улучшений используется DMAIC:

• Определение — define
• Измерение — measure
• Анализ — analyze
• Совершенствование — improve
• Контроль — control

На этом мы наш обзор методик пока закончим, надеемся, эти подходы помогут вам в планировании, управлении, и оптимизации бизнес-процессов.