Предпосылками автоматизации документооборота в Администрации Подпорожского района Калининградской области стало большое количество входящей и исходящей корреспонденции, а также неисполнение сроков обработки обращений граждан.

Особенности проекта:

• Абсолютно все сотрудники Администрации являются пользователями системы. В связи с этим появилась необходимость автоматизировать сразу все отделы.
• В Администрации есть своя специфика работы с документами — контроль сроков исполнения, большой объем отчетности по поручениям.
• Система должна отслеживать повторные обращения граждан.

Компания «Неологика» предложила свое готовое тиражируемое решение на базе платформы Alfresco, которое в короткие сроки позволило закрыть все задачи проекта. Все сотрудники были обучены работе с системой в течение 2-х дней.

Решение работает в рамках одного сервера, что позволяет настроить интеграцию и обмен данными. Централизованная архитектура позволила существенно снизить затраты на сопровождение.

Результаты 

Результатом проекта стала полная автоматизация классического делопроизводства, внутреннего документооборота и контроля исполнения поручений. Помимо этого, в ходе проекта было полностью внедрено и настроено решение по обработке как устных, так и письменных обращений граждан.

Цитата 

«Автоматизация документооборота позволила сотрудникам нашей Администрации работать в едином информационном пространстве. Теперь никакие документы не теряются, а у руководителей есть возможность контролировать сроки исполнения поручений. Также система позволила нам настроить работу с обращениями граждан. Обращения не теряются и решаются без временных задержек».