Электронный документооборот


Краткий обзор понятий "документооборот" и "электронный документооборот", описание класса информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот (СЭД).

Документооборот и его автоматизация

Электронный документооборот
— это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».
Вкратце:
Делопроизводство
— отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98).

Документооборот
— деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).

Таким образом, можно говорить о том, что

документооборот
входит в круг задач
делопроизводства
. Как правило, СЭД включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о
системе электронного документооборота и делопроизводства
(СЭДД).

Система электронного документооборота (СЭД).
Организация документооборота на предприятии

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия —
документ
. Именно документ является «единицей информации» в СЭД.
Система документооборота обеспечивает
фундаментальные операции
с документами:

  • хранение
  • аудит
  • движение документов по исполнителям в организации
  • выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение

В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.


  • Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса
  • Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих
  • Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации
  • Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск)

Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:

  • категоризация документов по типам и видам
  • снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами
  • заданные бизнес-процессы обработки документов
  • механизмы управления задачами и контроля их выполнения
  • надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстого поиска

Стоит отметить, что различные СЭД взаимодействуют между собой в рамках единой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти, а также иные государственные органы. Основной принцип МЭДО — это интеграция участников и транспортной системы, обеспечивающей защищенный обмен электронными сообщениями.

Внедрение электронного документооборота.
Зачем нужны разработка и внедрение СЭД

Если подходить к идее внедрения электронного документооборота (ЭДО) в организации с обычных позиций, то напрашиваются примерно такие вопросы:

  • Что мы получим от внедрения ЭДО?
  • Чем плоха работа с бумагой?
  • Каков экономический эффект внедрения ЭДО?
  • Как скоро окупится это капиталовложение?

Попытаемся ответить на эти вопросы. Сначала просто опишем, какие изменения принесет внедрение СЭД на предприятии:

  • процессы обработки документов могут частично измениться и стать более жесткими
  • количество бумажных документов сократится
  • выполнение задач станет более четким и управляемым
  • отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время
  • сотрудники, работающие с документами, должны будут обучиться выполнению всех действий в электронном виде

Глядя на этот список можно подумать, что это не список изменений, а список преимуществ. Да, в данном случае эти вещи, безусловно, близки (иначе какой смысл заниматься таким внедрением?), но при внимательном рассмотрении за каждым из пунктов стоит и некоторое ограничение или новое требование. К этому просто нужно быть готовым, затевая внедрение ЭДО, а кроме того, адаптация СЭД под нужды заказчика позволяет автоматизировать документооборот с минимальными ограничениями.


Теперь о выгоде. Основная выгода от внедрения ЭДО — это повышение эффективности деятельности организации (здесь под эффективностью мы понимаем отношение достигаемого результата к затратам на его достижение — формула в данном контексте скорее умозрительная, нежели математическая). Исходя из этого понимания, повышать эффективность деятельности организации можно двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Как правило, СЭД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение ЭДО с использованием подходящей СЭД дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать.


Рассмотрим сначала возможности

снижения затрат
:

  • Сокращение затрат на бумажные документы
  • Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
  • Ускорение информационных потоков

Теперь о

результатах
:

  • Повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков
  • Повышение скорости и качества принятия решений
  • Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом

И напоследок — примеры вопросов, которые не так очевидны, но обязательно должны быть рассмотрены в рамках темы организации электронного документооборота:
  • сколько может стоить вашей органзации не согласованный вовремя проект контракта?
  • какой урон может нанести не выставленный вовремя счет?
  • сколько документов можно было бы не дорабатывать по нескольку раз, если бы была более высокая прозрачность постановки и исполнения задач?

Организация электронного документооборота с различных точек зрения

  • Руководители:

    • оперативное получения информации, необходимой для принятия решения
    • оперативный контроль исполнительской дисциплины
  • Cекретари, референты и помощники:

    • быстрый поиск документов
    • высокая точность поиска документов
    • облегчение контроля исполнительской дисциплины
    • упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий
    • ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов
  • Финансово-бухгалтерские службы:

    • повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию
    • снижение риска утери документов
    • экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов
  • Юридическая служба:

    • снижение трудоемкости работы по подготовке документов
    • эффективный контроль сроков
    • быстрый поиск необходимых нормативных документов

Задачи, решаемые автоматизацией документооборота.
Корпоративный документооборот

  • Регистрация входящей корреспонденции (первичных, повторных документов, ответов на запросы от юридических лиц, приказов, распоряжений, писем вышестоящих организаций, служебных (докладных) записок на имя руководителя от структурных подразделений)
  • Регистрация исходящей корреспонденции (ответов на входящие документы, запросов, уведомлений, исходящих служебных (докладных) записок от структурных подразделений на имя руководителя)
  • Работа с такими типами документов, как: приказы, распоряжения, договоры, внутренние нормативные документы, финансовые документы, служебные записки, заявления, протоколы и заявки, и т.д. управление которыми автоматизировано от момента инициации и создания проекта документа до момента исполнения, включая процесс согласования и утверждения
  • Актуальная информация о ходе работы с документом (статусы документа, история событий)
  • Контроль исполнительской дисциплины
  • Формирование, представление на экране и печать выходных форм в виде карточек, справок, отчетов, протоколов
  • Поиск документов по значениям соответствующих атрибутов
  • Набор функций для поддержки работы с организационно-распорядительными документами
  • Различные виды статистической отчетности
  • Прозрачный механизм заместителей
  • Работа с шаблонами документов
  • «Подписка» на документы
  • Разграничение прав доступа к документам
  • Возможность построения матрицы доступа к документам и функциям системы на основании оргштатной структуры организации
  • Надежное хранение документов в структурированном хранилище
  • Возможность интеграции с аналогичной системой электронного документооборота, благодаря использованию платформы для СЭД Alfresco при разработке ПО, или с системами электронного документооборота сторонних организаций, что позволяет создать в организации единое информационно-документационное пространство и автоматизировать бизнес-процессы, охватывающие все подразделения организации.

Налаженная организация документооборота поднимает деятельность предприятия на качественно другой уровень, а для некоторых предприятий разработка СЭД единственная возможность слаженно функционировать. Таким образом, документооборот имеет такое понятие, как «корпоративный»

Неологика

Продукт «Организационно-распорядительный документооборот»
  • доступ через веб-браузер
  • документы: входящие, исходящие, внутренние, организационные, распорядительные
  • регистрация, согласование, подписание, утверждение, ознакомление
  • замещение
  • исполнение и контроль

Подробнее

Яндекс.Метрика